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📁 年度會計資料
目標
從 HelloClinic 取得會計所需的業務資料，供年度結帳、核數及香港利得稅申報使用。
開始前
- 向會計確認會計年度的開始及結束日期。會計年度不一定是 1 月至 12 月。
- 確認要包含哪些診所，以及會計要求的報表及憑證清單。
- 確認你的角色可以查看所需診所及報表。看不到分頁時，請經理核對角色與權限。
📸 本頁人名、交易及金額均為虛構教學資料。截圖只示範 2026 年 10 月 1 日至 16 日 的操作；準備年度資料時，請改用會計指定的完整期間。
先確認「公司年報」指甚麼
| 文件或工作 | 準備方向 |
|---|---|
| 周年申報表（NAR1） | 向公司秘書核對公司登記、董事、股東及股本等法定資料。HelloClinic 的診所業務報表不能代替這份申報表。 |
| 年度帳目、核數及利得稅申報 | 按本章取得診所業務資料，再連同銀行結單、開支憑證等交會計整理。 |
有股本私人公司提交周年申報表時，毋須一併交付財務報表，詳見公司註冊處常見問題第 17 題。利得稅申報涉及的財務報表、稅項計算表等文件，請會計按稅務局說明準備。
會計需要甚麼資料？
| 需要的資料 | 系統位置 |
|---|---|
| 帳單金額、已付金額及帳單來源 | 報告 → 賬單明細 |
| 每筆收款、退款、帳戶及撤銷狀態 | 報告 → 交易明細 |
| 套餐價值的期初、本期變動及期末結餘 | 報告 → 套餐遞延收入 |
| 套餐收入確認及撤銷事件 | 報告 → 套餐已確認收入 |
| 藥物成本、出入庫、數量及批次 | 報告 → 藥物庫存報告；藥物／物資 → 庫存、入庫、出庫 |
| 個別發票、付款收據及退款收據 | 結賬 → 選擇帳單 → 列印 |
跟着做
1. 選擇診所和完整會計期間
- 在左上方核對診所名稱。
- 在左邊按 報告，再按 賬單明細。
- 按清單上方顯示日期的按鈕，在月曆選擇會計指定的開始及結束日期。月曆操作詳見報表。
- 等待清單更新，再讀一次日期按鈕。
- 清除不需要的搜尋及醫生、介紹人、狀態等篩選，避免只取得部分紀錄。會計要求限定範圍時，記下實際使用的條件。
切換報表後要再核對日期和篩選。完成一間診所後，對其他需要包含的診所重複以下步驟。
2. 取得帳單資料
- 在 賬單明細 核對 建立時間、金額、已付 及 狀態。
- 需要追查時，按該列右方的放大鏡查看來源帳單。
- 核對範圍後，按右上方 匯出。依本章最後的下載步驟檢查檔案。
此報表按帳單建立日期選取紀錄，已付 顯示查閱時的累計資料。它不是年結當日的應收帳款快照。會計要核對年結欠款時，還需要年結前已開立的帳單、相關交易及年結後收款等資料；不要只用本年度帳單的金額減已付作結論。
3. 取得收款和退款資料
- 按 交易明細，重新設定及核對會計期間。
- 檢查 類型、狀態 及 付款方式 篩選。準備完整交易紀錄時，保留收款、退款及已撤銷紀錄，讓會計分辨有效交易。
- 核對 交易時間、類型、金額、賬戶 及 狀態，再按 匯出。
收款總額、退款總額 及 淨收款 用來核對交易。已撤銷紀錄仍可能列出，不應再次計入有效收退款。帳單建立日期與交易時間可能不同；兩份報表的總額不一定相同。
系統的收款帳戶是內部紀錄。銀行入帳、支付平台結算、手續費及在途款項，需要另用實際結單核對。
4. 取得套餐結餘和收入事件
- 按 套餐遞延收入，核對會計期間。
- 查看 期初餘額、本期增加、本期減少 和 期末餘額，再按 匯出。
- 按 套餐已確認收入，核對相同期間。
- 查看 收入日期、變動類型 和 已確認收入變動。會計需要完整事件清單時，勾選 包含零金額，再按 匯出。
套餐遞延收入不是本期收到的現金；套餐已確認收入也不是診所全部收入。套餐關閉、到期、折扣、退款及撤銷等事件，應連同來源紀錄交會計核實確認時點及金額分攤，不能直接把畫面總數當作最終會計收入。
涉及跨診所套餐時，保留各診所原檔及購買、使用紀錄，讓會計核對並避免重複計算。套餐詳情操作見病人套餐。
5. 補齊庫存、憑證及系統以外的資料
- 在 報告 → 藥物庫存報告，按會計年度涵蓋的各個年份及月份取得出入庫成本資料。
- 需要數量、批次或物資資料時，返回 藥物 或 物資 的 庫存、入庫、出庫 分頁。操作見藥物與物資。
- 需要個別憑證時，在 結賬 選擇帳單，再按 列印，選 發票、付款收據 或適用的 退款收據。核對預覽及實際文件，詳見結賬。
目前庫存和每月出入庫成本，不能單獨證明年結日的實際存貨。請另準備年結盤點、採購發票及會計要求的估值資料。
| 還需另外準備的資料例子 | 資料來源 |
|---|---|
| 銀行及支付平台結單、結算及手續費 | 銀行、支付平台及診所對帳紀錄 |
| 租金、薪金、強積金、水電及其他開支 | 診所保存的合約、薪酬及開支憑證 |
| 固定資產、貸款、董事往來及其他會計調整 | 診所及會計保存的帳目與文件 |
| NAR1 所需的公司法定資料 | 公司秘書及公司法定紀錄 |
運營報告 可補充預約及工作量資料。它不代替帳單、交易或財務報表。
6. 找回檔案並整理交付清單
- 每次按 匯出 後，等待瀏覽器下載。
- 在瀏覽器下載清單找到檔案，保存到診所批准的位置。
- 開啟每個檔案，核對報表名稱、欄位、日期及紀錄範圍。沒有檔案，或檔案打不開時，先處理下載問題。
- 以診所名稱、會計期間、報表名稱及匯出日期區分檔案，並記錄使用的篩選條件。
- 按會計要求整理四份主要報表及補充憑證，列明缺少的資料和待核對差異。原檔及按月拆分的副本要分清楚，避免重複加總。
完成後檢查
- 需要包含的診所及會計期間齊全，每個檔案都能開啟。
- 帳單、交易、套餐結餘及套餐收入事件分開保存，沒有直接相加當作全年收入。
- 退款、撤銷、零金額及跨診所紀錄已按會計要求處理，保留來源供追查。
- 年結應收款、實際存貨、銀行對帳及系統以外的開支資料已列明。
- 已記錄匯出日期、篩選條件、缺漏及差異，讓會計確認是否需要補件。
❓ 常見問題
四份報表加起來，就是全年收入嗎？
不是。帳單、收退款、套餐結餘及套餐收入事件反映不同事情，部分紀錄亦互相關聯。請分開交給會計對帳和編製帳目，避免重複計算。
只匯出本年度的未付款帳單，足夠核對年結欠款嗎？
不足夠。可能有以前年度開立、年結時仍未收妥的帳單，也可能有年結後才收到的款項。請會計確認需要涵蓋哪些帳單及交易期間。
看不到報表分頁怎麼辦？
先核對所選診所，再請經理檢查你的報表權限及資料範圍。不要把看不到的分頁當作沒有資料。
匯出後可以直接當作已完成核數或報稅嗎？
匯出只取得系統內的業務資料。會計仍需核對其他帳目、憑證及調整，並準備所需財務報表、核數及報稅文件。